HALK SAĞLIĞI UZMANLARI DERNEĞİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU HAKKINDA BİLGİLENDİRME

Halk Sağlığı Uzmanları Derneği kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktadır.

Amacımız; 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi gereğince, toplanan kişisel verileriniz, kişisel verilerinizin işlenme amaçları, kimlere ve hangi amaçla aktarılacağı, toplanma yöntemleri, hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizi en şeffaf şekilde bilgilendirmektir.

1. a) Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Halk Sağlığı Uzmanları Derneği (“Dernek”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda toplanmakta ve işlenmektedir.

1. b) Toplanan Kişisel Verileriniz

Dernek ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak, ilgili mevzuat ve Dernek Tüzüğü kapsamında aşağıda sayılı kişisel verilerinizi işlemekteyiz:

Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, doğum yılı.

İletişim Bilgileri:  E-posta.

İşyeri Bilgileri: Dernek ve derneğin web sitelerine üyelik sırasında doldurulan başvuru formunda iletilmiş olan çalışılan kurum ve görev bilgisi.

Eğitim Bilgileri: Dernek ve derneğin web sitelerine üyelik sırasında doldurulan başvuru formu ile iletilmiş olan uzmanlık/doktora alınmış ya da uzmanlık/doktora eğitiminin sürmekte olduğu üniversite/fakülte ya da enstitü/bölüm/anabilim dalı ya da halk sağlığı ile ilgili mezuniyet sonrası eğitim bilgisi.

Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler gerçek kişi üyelerimize ve tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerine ait olduğu ölçüde KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.

1. c) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi,
• Dernek’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,
• Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi,
• Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi,
• Dernek içi iletişim ve iş birliğinin güçlendirilmesi,
• Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası,
• Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi,
• Dernek’e ait veya Dernek’in kullanımına tahsis edilmiş tüm mekanların ve tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini,
• İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması,
• Mevzuat kapsamında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması, raporlanması, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, sözleşmelerin gerekliliklerinin yerine getirilmesi,
• 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,
• Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması.
• Üye memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni projeler ve etkinlikler ile ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun-hata bildirimlerinizi almak, projeler ve etkinliklere, şikayet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi verilmesi,

1. c) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Dernek, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere ve şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir:

Dernek üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat kapsamında öngörülmesi veya mevzuat kapsamında öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda Kişisel Verileriniz Dernek’in ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır.

Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve meslek bilginiz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Dernek’in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.

Dernek toplu elektronik posta gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, Dernek üyeliği kapsamında tarafınıza Dernek’in faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

Dernek bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, kongreler, yönetim kurulu toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli bilimsel, sosyal, yönetsel faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem Dernek dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin ad, soyad, e-posta, çalışılan kurum ve görev bilgileri Dernek’in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

İlgili firmalara hususi olarak bir veri aktarımı yapılmamakla birlikte, Dernek bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla Dernek dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman Dernek’in kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır.

Üyenin hak veya yükümlülükleri veya Dernek nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz Dernek’in avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile  veri sorumlusu Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.

Dernek’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, Dernek’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.

Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat kapsamındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir.

ç) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, Dernek’e üyelik başvurusu esnasında fiziki olarak veya www.hasuder.org.tr adresindeki Dernek web sitesi üzerinden doldurulan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında Dernek’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler aracılığıyla, ayrıca dernek ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (e-posta) Dernek yetkililerine verilen bilgiler aracılığıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamda toplanmakta ve işlenmektedir.

Bu kapsamda Kişisel Verileriniz, Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, Dernek’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, yönetim kurulu toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, idari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, mevzuat kapsamında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması ve 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında KVKK’nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan Dernek’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

• Yine üyeler ile iletişim kurulabilmesi, Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi, Dernek’e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması amaçlarıyla KVKK’nın 5/2(f) maddesi gereği üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
• Ek olarak Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla KVKK’nın 5/2(e) maddesi gereği hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması için sorumlu olması hukuki sebepleri kapsamında işlenmektedir.

Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.

11. d) Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları

KVKK kapsamında ilgili kişi olarak KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde:

• Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurtiçinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

1. e) Haklarınız Kapsamında Dernek’e Başvuru Yolları

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak ve ıslak imzalı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da Dernek’e daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. Dernek’in cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.

Başvurunuzda;

1. Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
2. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
3. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
4. Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,
5. Talep konunuzun,

bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak Dernek’in Halk Sağliği Uzmanlari Derneği Korkutreis Mah. İlkiz Sok. No 17 D 2   Çankaya/Ankara/Türkiye adresine elden teslim etmeniz gerekmektedir.

E-posta yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı hasuder@hasuder.org.tr e-posta adresine yapabilirsiniz.

Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir.

İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, Dernek tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, Dernek kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve kimlik tespitinin yapılması amacıyla istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.