HALK SAĞLIĞI UZMANLARI DERNEĞİ

BİLİMSEL ETKİNLİK DÜZENLEME YÖNERGESİ

 

Karar Tarihi: 31.05.2012, Karar No: 2/79

Değişiklik: 27.09.2012 de yapılan Yönetim Kurulu Toplantısında alınan kararla güncellendi Değişiklik: 21.11.2013’de yapılan Yönetim Kurulu Toplantısında alınan kararla Madde 8’de değişiklik Değişiklik: 05.03.2015’de yapılan Yönetim Kurulu Toplantısında alınan kararla Madde 10’da değişiklik Değişiklik: 03.03.2016’da yapılan Yönetim Kurulu Toplantısında alınan kararla Madde 29’da değişiklik

Değişiklik: 25.10.2017’de yapılan Yönetim Kurulu Toplantısında alınan kararla güncellendi Değişiklik Tarihi:04.02.2019, Karar No: 3/51

Değişiklik Tarihi: 18.05.2023, Karar No: 2023/14

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1. (1) Bu yönergenin amacı, Halk Sağlığı Uzmanları Derneği ile ilişkili kongre, sempozyum, ve diğer bilimsel etkinliklerin düzenlenmesinde uyulacak esasları belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2. (1) Bu yönerge, Halk Sağlığı Uzmanları Derneği Yönetim Kurulu ve bağlı kurulları ile çalışma gruplarını kapsamaktadır.

Dayanak

MADDE 3. (1) Bu Yönerge, Halk Sağlığı Uzmanları Derneği Tüzüğüne uygun olarak Yönetim Kurulunca hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4. (1) Bu yönergede geçen;

1. Bilimsel Kurul, Kongre Bilimsel Kurulunu,
2. Danışma Kurulu, Kongre Danışma Kurulunu,
3. Düzenleme Kurulu, Kongre Düzenleme Kurulunu,
4. Genel Sekreter, Halk Sağlığı Uzmanları Derneği Genel Sekreterini,
5. HASUDER, Halk Sağlığı Uzmanları Derneğini,
6. Yönetim Kurulu Başkanı, Halk Sağlığı Uzmanları Derneği Yönetim Kurulu Başkanını,
7. Yönetim Kurulu, Halk Sağlığı Uzmanları Derneği Yönetim Kurulunu,

ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Halk Sağlığı Kongresi

 

Kongrelerin Niteliği

MADDE 5. (1) HASUDER her yıl en az bir kez Ulusal, Uluslararası Katılımlı Ulusal ya da Uluslararası Halk Sağlığı Kongresi düzenler. Kongrenin sorumlusu HASUDER’dir.

(2) Yönetim Kurulu’nun kongre ile ilgili görevleri, Danışma Kurulunu toplamak, Düzenleme Kurulunu oluşturmak, kongre sürecini izlemek, değerlendirmek ve gerektiğinde ortaya çıkan sorunların çözümünü sağlamak ve gerekli girişimleri yaparak kongrenin düzenlenmesini gerçekleştirmektir.

(3) Kongrenin düzenlenmesi; kongre konusunun saptanması, kongrenin duyurulması, idari ve mali kararların alınması, düzenleme kurulu ve bilimsel kurulun oluşturulması, bilimsel programın oluşturulması, kongrenin gerçekleştirilmesi, kongre sonucu ile ilgili kamuoyunun bilgilendirilmesi ve kongre ile ilgili diğer işleri içerir.

 

Kongre Danışma Kurulu

MADDE 6. (1) Kongre Danışma Kurulunu Tıp Fakültelerinin Halk Sağlığı Anabilim Dalı Başkanları, HASUDER Yönetim Kurulu üyeleri ve HASUDER Çalışma Grubu yürütücüleri oluşturur.

(2) Kongre Danışma Kurulu, her yıl en az bir kez, HASUDER Yönetim Kurulu Başkanı tarafından toplanır. Danışma Kurulu toplantılarında alınan kararlar Yönetim Kuruluna öneri niteliğindedir.

(3) Danışma Kurulunun görevleri, Halk Sağlığı Kongresi’nin yapılacağı il, tarih, kongre teması, yapılma şekli (yüz yüze/online) ve Kongre Düzenleme Kurulu üyeleri için Yönetim Kuruluna önerilerde bulunmaktır.

(4) HASUDER Yönetim Kurulu’na önerilecek Kongre Düzenleme Kurulu üyeleri Danışma Kurulu tarafından Madde 7’de belirtilen yöntemle belirlenir.

                 

Kongre Düzenleme Kurulu

MADDE 7. (1) Kongre Düzenleme Kurulu en az üçü HASUDER Yönetim Kurulu üyesi olmak üzere en az yedi kişiden oluşur. HASUDER YK Başkanı, Genel Sekreteri ve Saymanı Düzenleme Kurulunun doğal üyesidir.

(2) Kongre Düzenleme Kurulu için adaylar Danışma Kurulu tarafından önerilebilir ya da üyeler Danışma Kurulu toplantısı öncesinde Yönetim Kuruluna dilekçe ile aday olmak üzere başvurabilirler. Düzenleme Kurulu üyelerinin Dernek asıl üyesi olması gerekir. Adaylar için Danışma Kurulunda oylama yapılır. Oylama kapalı oy, açık sayım yöntemiyle gerçekleştirilir. Oylama sürecini Yönetim Kurulu Başkanı ya da Genel Sekreter yönetir. En çok oyu alandan başlayarak asıl üyeler belirlenir ve sıra ile Düzenleme Kuruluna Yönetim Kurulu tarafından davet edilir. Adayların başvurusu ya da önerilmesi ve sonrasında kendilerinin daveti ile gerekli sayı tamamlanamazsa, Yönetim Kurulu, HASUDER asıl üyeleri arasından gerekli sayıyı davet yolu ile tamamlar. Düzenleme Kurulu, üyelerin daha sonra görevden ayrılması nedeniyle sayıca eksik kalırsa, yapılmış seçimin sonuçlarına göre adaylar sıra ile Kurul’a davet edilir. Adayların yetersiz sayıda olması durumunda Yönetim Kurulu Dernek üyeleri arasından atama ile Düzenleme Kurulu’na görevlendirme yapar.

(3) Kongre Düzenleme Kurulunun oluşturulması tercihen yılın ilk dört ayı içinde tamamlanır. Yönetim Kurulu Kongre Düzenleme Kurulunun en geç Haziran ayı içerisinde belirlenmesinden ve ilanından sorumludur.

 

Kongrenin Teması 

MADDE 8. (1) Kongrenin teması Danışma Kurulunun önerisi dikkate alınarak Düzenleme Kurulu ile birlikte Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Konunun belirlenmesi en geç Haziran ayı içinde tamamlanır ve ilan edilir.

 

Kongre Başkanı ve Sekreteri

MADDE 9. (1) Yönetim Kurulu Başkanı kongrenin başkanıdır. Düzenleme Kurulunun kendi içinden belirleyeceği bir kişi de Kongre Sekreteri olarak görev alır.

(2) Düzenleme Kurulu, Yönetim Kuruluna gerekçeli olarak kongre eş başkanı ya da onursal başkanı olarak isim ya da isimleri önerebilir. Bu durumda eş başkan ya da onursal başkan olup olmayacağına Yönetim Kurulu karar verir.

 

Düzenleme Kurulunun Görevleri ve İşleyişi

MADDE 10. (1) Düzenleme Kurulu, kongre ile ilgili tüm işlemleri yapmakla yetkili ve sorumludur.

(2) Düzenleme Kurulu’nun görevleri aşağıda sıralanmıştır:

1. Editörler Kurulu ve Bilimsel Kurul’un oluşturulması,
2. Kongrenin gerçekleştirileceği mekânların araştırılması ve belirlenmesi,
3. Kongre bilimsel programının oluşturulması,
4. Kongre sırasında gereksinim duyulabilecek her türlü araç gereç ve teknik donanımın (bilgisayar, projeksiyon makinaları, internet erişimi, taşınabilir yazı tahtaları vb.) sağlanması,
5. Kongrenin duyurulması ve yürütülmesi ile ilgili bilimsel ve sosyal alanlardaki destek çalışmalarının yürütülmesi,
6. Katılımcılarla iletişim süreçlerinin yürütülmesi

(3) Düzenleme Kurulu Yönetim Kurulunun da onayıyla teknik işlerin yürütülmesi için profesyonel bir firmadan hizmet alımı yapabilir.

(4) Düzenleme Kurulu kararlarını oy çokluğu ile alır ve yaptığı işlemlerden Yönetim Kuruluna karşı sorumludur. Düzenleme Kurulu üyeleri tarafından ortak karar verilemediği durumlarda karar Yönetim Kurulunca verilir.

 

Kongre Bilimsel Kurulu

MADDE 11. (1) Kongre Bilimsel Kurulu, Düzenleme Kurulu tarafından oluşturulur. Bunun için çağrı yapılır.

(2) Halk sağlığı alanından ve diğer disiplinlerden öğretim üyeleri (en az doktor öğretim üyesi unvanına sahip) ve üniversite dışında çalışan kişiler (en az doçent unvanına sahip) Bilimsel Kurul’da görev alabilir. Yapılan çağrıya olumlu yanıt verenlerden Düzenleme Kurulu tarafından uygun bulunanlar Kongre Bilimsel Kurulunu oluşturur.

(3) Bilimsel Kurul üyeleri Editörler Kurulu tarafından kendilerine iletilen kongre bildirilerini kendilerine tanınan süre içerisinde değerlendirir.

 

Editörler Kurulu ve Baş Editör

MADDE 12. (1) Düzenleme Kurulu tarafından biri Baş Editör olmak üzere beş kişiden oluşan Editörler Kurulu oluşturulur. Editörler Kurulu’nun iki üyesi Düzenleme Kurulu içinden seçilir. Ayrıca Kongre Sekreteri Düzenleme Kurulu ile koordinasyonu sağlamak için gerektiğinde Editörler Kurulu toplantılarına katılım sağlar.

(2) Editörler Kurulu, kongreye gönderilen bildirilerin Bilimsel Kurul tarafından değerlendirilmesi için gereken işlemleri yürütür.

(3) Baş Editörün görevi bildirilerin değerlendirme sürecinde editörler arasındaki koordinasyonu sağlamak, bildiri değerlendirme sonuçlarının takibini yapmak, bildiri değerlendirme sürecinin kongre takvimine uygun olarak tamamlanmasını sağlamaktır. Baş Editör bildirilerin bilimsel kurul üyeleri tarafından verilen sürede değerlendirilmesi için gereken koordinasyonu sağlar.

(4) Editörler Kurulu Kongreye sunulan bildirilerin kabul ya da ret kararını vermeye yetkilidir. Bildirilerin hakem değerlendirmesi bittikten sonra en geç 3 gün içinde kabul ya da ret kararı yazara bildirilir.

(5) Editörler Kurulu kabul edilen bildirilerin sunum şekli için (sözlü ya da poster) kabul ya da ret kararından sonra en geç bir hafta içerisinde Düzenleme Kurulu’na öneride bulunur. Düzenleme Kurulu, kongre programı, kongre konusu ve salonların durumunu göz önüne alarak bildirilerin sunum şekli için son kararı verir. Sunum şekli Düzenleme Kurulu tarafından yazara bildirilir.

(6) Editörler Kurulu görevini kongre programının kesinleştirilebilmesi ve katılımcılara duyurulabilmesi için en geç kongre başlama tarihinden bir ay önce Kongre Düzenleme kuruluna devreder. Bu tarihe kadar tamamlanmamış olan hakem süreçleri, itirazlarla ilgili işlemler gibi tüm Editörler Kurulu görev ve yetkileri Kongrenin gerçekleştirilebilmesini temin etmek üzere Kongre Düzenleme Kurulu’na devredilir. Bu tarihe kadar değerlendirilmesi bitirilemeyen bildirilerin değerlendirme süreçleri Düzenleme Kurulu tarafından tamamlanır. 

 

Bildiriler

MADDE 13. (1) Kongrede sunulacak bildiriler sözlü bildiri ve poster bildirilerden oluşur. Gerekli durumlarda farklı nitelikteki bildirilerin sunulmasına Düzenleme Kurulu karar verir.

• Kongrede sunulacak bildirilerin gönderilme zamanı, kabul ve değerlendirme ölçütleri ile biçimi Editörler Kurulu’nun görüşleri alınarak Düzenleme Kurulu tarafından belirlenir ve ilan edilir.
• Her bildiri iki hakem tarafından değerlendirilir. Hakem puanlaması, önerileri, düzeltme talepleri ve yazar tarafından yapılan düzeltmeler doğrultusunda ilgili Editor ya da Editörler Kurulu tarafından “kabul” ya da “ret” kararı verilir.
• Verilen karara itiraz durumunda, bildiri Editörler Kurulu tarafından üçüncü bir hakeme gönderilir. Bildiri ile ilgili son karar hakem raporlarından ayrı bir Editörler Kurulu raporu hazırlanarak yazara bildirilir.

(5) Bildiri oturumları, Düzenleme Kurulu tarafından belirlenen ilgili konunun uzman(lar)ı tarafından yönetilir. Bu yöneticiler kendilerine kongre tarihinden önce gönderilmiş bildiriler konusunda hazırlık yaparlar.

(6) Kongrede sunulan bütün bildirilerin, konferans ve panel konuşmalarının (özet ya da tam metin) bir “Kongre Kitabı” içinde basılı ya da elektronik ortamda yayımlanır ve katılımcılara dağıtılır.

 

Bilimsel Program

MADDE 14. (1) Düzenleme Kurulu tarafından oluşturulan Bilimsel Program, kongre kursları ve ana programdan oluşur.

(2) Ana programda, ortak salon oturumları, gerektiğinde paralel sunumlar tarzında konferans, seminer, panel ve bilimsel araştırma sunumlarına yer verilir.

(3) Ortak salon oturumları genel olarak Kongrenin ana temasına uygun olarak düzenlenir.

(4) Kongre programında aşağıdaki oturumların yer alması için gerekli düzenlemeler yapılır:

1. Açılış Konferansı: Kongre temasıyla ilgili olarak, kongre açılış etkinliklerini takiben kongrenin ilk gününde yer alır.
2.  Araştırma Görevlileri Oturumu: HASUDER Araştırma Görevlileri Çalışma Grubu tarafından düzenlenir.
3. Sahada Çalışan Halk Sağlığı Uzmanları Oturumu: HASUDER Sahada Çalışan Halk Sağlığı Uzmanları Çalışma Grubu tarafından düzenlenir.
4. TTB-Halk Sağlığı Kolu Oturumu : TTB-Halk Sağlığı Kolu tarafından düzenlenir.

Kongre Sonuç Bildirgesi

MADDE 15. (1) Kongre Sonuç Bildirgesi, Yönetim Kurulu tarafından Kongrenin son oturumunda Düzenleme Kurulu ile katılımcıların görüş ve değerlendirmelerine sunulur ve son şekline getirilir.

(2) Kongre Sonuç Bildirgesi kongre bitiminden sonra HASUDER’in internet sitesinde yer alır ve ulusal basın başta olmak üzere ilgili kurum ve kuruluşlara iletilir.

 

Mali Konular, Gelir ve Giderlerin İdaresi

MADDE 16. (1) Kongre bütçesi konusunda karar yetkisi HASUDER Yönetim Kurulu’na aittir.

(2) Kongre gelir-gider akışı HASUDER ya da HASUDER İktisadi İşletmesi banka hesabı üzerinden yürütülebilir.

(3) Düzenleme Kurulu gerek gördüğünde kongre organizasyonu için belirli bir ticari şirket ile işbirliği yapabilir

(4) Kongre için yapılacak harcamaların tümüne Düzenleme Kurulu önerisiyle Yönetim Kurulu tarafından karar verilir. Gerekli harcamaların tamamı faturalandırılarak (ya da belgelendirilerek) yapılır. Yapılacak harcama çeşitleri aşağıda yer almaktadır:

1. Kongre web sayfası hazırlanması,
2. Kongre ve kurs salonları giderleri,
3. Yazılı ve basılı materyal ve posta giderleri,
4. Teknik donanım harcamaları,
5. İaşe giderleri,
6. Verilecek ödüller, plaketler ve benzeri giderler
7. Konukların ulaşım ve konaklama giderleri: Kongrede konuşmacı ve oturum yöneticilerinin ulaşım ve konaklama giderlerinin karşılanması için girişimlerde Kongre bütçesinin uygun olmaması durumunda oturum yöneticisi ve konuşmacılara Düzenleme Kurulu tarafından sağlanacak desteğe sınırlama getirilebilir, ulaşım ve/veya konaklama giderleri karşılanamayabilir. Bu durumun konuşmacılara gönderilen davet mektuplarında yer alması sağlanır.
8. Kongre ile ilgili diğer giderler

(5) Kongre gelirleri aşağıda sıralanmıştır;

1. Kongre katılım bedeli: Düzenleme Kurulu tarafından halk sağlığı çalışanlarının olası olan en yüksek düzeyde katılımını sağlayacak şekilde
2. Dış kaynaklar (bağışlar, firmaların tanıtım girdileri ve benzeri)

(6) Kongrenin bitimini takip eden 1 ay içerisinde hesap hareketleri Yönetim Kurulu’nun incelemesine sunulur. Gelir-gider hesapları kongrenin bitiş tarihinden en geç 2 ay sonra tamamlanarak kongre mali durumu sonuçlandırılır.

(7) Kongre sonunda yapılacak olan gelir-gider muhasebesi sonucu bütçede fazladan gelir olması durumunda bu gelir HASUDER hesabına aktarılır. Eksik olması halinde bu tutar HASUDER’in bütçesinden karşılanır.

 

 

Diğer Konular

MADDE 17. (1) Düzenleme Kurulu, kongrenin düzenlenmesinde yardımcı olan kaynakları sağlayacak kişi, kurum ve kuruluşlar ile işbirliği yapabilir. İşbirliği yapılacak kişi, kurum ve kuruluşların seçiminde mesleki etik kurallar gözetilmelidir.

(2) İşbirliği yapılan kişi, kurum ve kuruluşlar Kongre dokümanlarında açık olarak belirtilir.

MADDE 18. (1) Kongrenin başlamasından önce ya da bitiminden sonra, başta halk sağlığı araştırma görevlileri olmak üzere halk sağlığı alanında hizmet veren kişilere yönelik olarak eğitim programları ya da kurslar düzenlenebilir.

(2) Bu eğitim ve kurslara katılanlara, kongre başkan/başkanları ve eğitim düzenleyicileri tarafından imzalanan bir “Katılım Belgesi” verilir.

MADDE 19. (1) Kongreye katılanlara “Kongre Katılım Belgesi” ve kongreye katkıda bulunmak üzere davet edilen kişilere “Teşekkür Belgesi” verilir. Belgeler Kongre Başkanı/Başkanları ve Kongre Sekreteri tarafından imzalanır.

MADDE 20. (1) Kongrede HASUDER Halk Sağlığı Dostu Ödülü Yönergesine göre halk sağlığı alanındaki çalışmaları özendirmek amacıyla “Halk Sağlığı Dostu Ödülü” ve Düzenleme Kurulu tarafından ilan edilecek olan bildiri ödülleri verilir.

MADDE 21. (1) Kongre salonlarında ve fuaye alanlarında tütün ürünleri içilemez ve satılamaz.

MADDE 22. (1) Kongre sırasında, katılımcılar için sosyal etkinlikler düzenlenebilir. Bu konu, Düzenleme Kurulu kararına bağlıdır.

MADDE 23. (1) Kongre sırasında HASUDER Yönetim Kurulu toplantısı ve Anabilim Dalı Başkanları toplantısı yapılması için gerekli düzenlemeler yapılır.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Diğer Kongreler, Sempozyumlar ve Bilimsel Etkinlikler

 

MADDE 24. (1) HASUDER, Halk Sağlığı Kongresi dışında, halk sağlığı ile ilişkili konularda kongre, sempozyum ve diğer bilimsel etkinlikler (kurs, panel, webiner, eğitim gezisi, çalıştay vb.) düzenleyebilir. Başka kurumlarca düzenlenen bilimsel etkinliklerde düzenleyen ya da destek veren kurum olarak yer alabilir.

(2) HASUDER tarafından düzenlenecek Halk Sağlığı Kongresi dışındaki etkinlikler için, teklif yazılı olarak Yönetim Kurulu’na sunulur. Sunulan teklifte etkinliğin türü, içeriği, etkinliğin yeri, zamanı, programı, sorumlusu, istenen destek türü (konuşmacı, mali destek vb.); kurslar için ayrıca ücreti, katılım ve belge alabilme koşulları gibi konular yer almalıdır. Bu tür etkinliklerde Düzenleme Kurulu Dernek Yönetim Kurulu ve teklifi yapan kurumun ortak kararıyla oluşturulur.

(3) Diğer kurumlarca düzenlenen, halk sağlığı ile ilgili kongreler, sempozyumlar ve diğer bilimsel etkinliklerde HASUDER adının, ambleminin kullanılması, bilimsel ve mali destek sağlanması için Yönetim Kurulu kararı gereklidir.  Etkinlik teklifi yazılı olarak Yönetim Kurulu’na sunulur. Sunulan teklifte etkinliğin içeriği, istenen destek türü (düzenleyici ya da destekleyen kurum, konuşmacı, mali destek vb.) belirtilmelidir.

(4)HASUDER’in düzenleyici kurum olarak yer aldığı etkinliklerde HASUDER amblemi duyurularda ve etkinlik katılım belgesinde yer alır. Katılım belgelerinde Yönetim Kurulu Başkanının imzası gerekir.

(5) Destekleyici olunan etkinliklerde HASUDER amblemi basılı ve elektronik tüm görsellerde ve olarak yer alır.

(6) Başka kuruluşlar tarafından düzenlenen etkinliklerde üyelerin HASUDER adına ya da HASUDER kimliği ile yer alması için Yönetim Kurulu onayı gerekir. Bunun için etkinlikten önce Yönetim Kurulu’na başvurulmalıdır.  

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Finansal Destek İlkeleri

 

MADDE 25. (1) HASUDER etkinliklerindeki finansal destekler ile ilgili ilkeler aşağıda sıralanmıştır:

1. HASUDER bilimsel etkinlikleri için finansal destek
2. HASUDER, finansal destek aldığını ilgili taraflara ve üyelerine açıklar. Bütün aşamalarda şeffaflık esastır. Tütün, alkollü içecek ve gazlı içecek firmaları gibi halk sağlığına açıkça zarar verdiği bilinen firmalardan destek alınmaz.
3. HASUDER destek aldığı kuruluş lehine haksız kazanca yol açacak bir çaba göstermez. Destek aldığı kuruluşun reklamına aracılık etmez ve reklamını
4. Destek veren kuruluş Yönetim Kurulu tarafından uygun bulunacak bir planlama ile tanıtım etkinliği yapabilir.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yetki

MADDE 26. (1) Bu yönergede belirtilmeyen hususlarda, Yönetim Kurulu yetkilidir.

Yürürlük

MADDE 27. (1) Bu yönerge yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 28. (1) Bu yönerge Yönetim Kurulunca yürütülür.